Umgang mit Behörden

"Ich hab letztens angerufen, und die Frau von Euch hat gesagt, mein Antrag sei in Ordnung. Nun kommt aber schon seit Monaten kein Geld". - "Mit wem haben Sie denn gesprochen?" - "So eine mit ’ner dunklen Stimme, die ganz schnell redet." - "Sagten Sie schnell? Mein Herr, wir sind eine Institution des öffentlichen Dienstes, hier geht grundsätzlich nichts schnell, wer weiß, wen Sie angerufen haben. Wann haben Sie denn den Antrag gestellt?" - "Im Juni, oder warten sie mal, ich glaub im Juli..." - "Ja, wenn Sie es schon selbst nicht wissen…"

Hier brechen wir den Dialog mal ab.

Wer sich gegen einen Behördenbescheid wehren möchte oder ihn nur überprüfen lassen will und daher woanders Rat sucht oder juristische Hilfe in Anspruch nehmen will, sollte eine eigene Akte führen und jede Korrespondenz mit dem Amt dort als Kopie abheften. Dazu gehört auch ein Telefonvermerk, in dem Zeitpunkt des Telefonats und Name des Gesprächspartners nebst Inhalt vermerkt werden. Die kleine Nachfrage "wie schreibt sich bitte Ihr Name" bewirkt nebenbei manchmal kleine Wunder auf der Gegenseite, die nun entweder gar keine Auskunft mehr gibt oder sehr bedacht und damit auch genau antwortet.

Wichtige Dinge wie die oben simulierte Nachfrage sollte man immer schriftlich erledigen. Die Antwort folgt dann auch schriftlich, und man hat etwas in der Hand, um z.B. das Widerspruchsverfahren in die Wege zu leiten oder fehlende Unterlagen nachzureichen. Wird zu einem Antrag eine Begründung verlangt, macht Euch eine eigene Kopie von Eurem Text, sonst wisst Ihr später nicht mehr, welche Gründe Ihr angegeben habt. Haltet Eure Begründung so knapp wie möglich, so haltet Ihr erstens Euren Sachbearbeiter bei Laune und könnt zweitens im Bedarfsfall noch nachbessern.

So gerüstet könnt Ihr dann auch mit besseren Karten einer eventuellen Auseinandersetzung mit den Entscheidungen eines Amtes, einer Versicherung oder einer Behörde entgegensehen.

Also: Für jeden neuen Vorgang (BAföG-, Wohngeldantrag, Abschluss einer Versicherung, usw.):

• eine eigene Akte anlegen,
• alle Schreiben von Versicherungen/Behörden chronologisch abheften,
• alle eigenen Schreiben in Kopie (auch die Antragsangaben) abheften,
• über alle Telefongespräche eine Aktennotiz anlegen.

Bescheide

Es sind nicht nur Studierende, die im Leben mit vielen Behörden und ihren Entscheidungen klarzukommen haben. Aber oft ist die Studienzeit jene Zeit, in der man erstmals alleine mit diesen amtlichen Bescheiden umzugehen hat. Da gilt es, Fristen nicht zu versäumen und eben auch die eigenen Rechte wahrzunehmen. Oder durch rechtzeitiges Stellen von Anträgen bestimmte Leistungen wahrzunehmen. Vieles werden wir in anderen Kapiteln zusammenfassen. So zum Beispiel, wann und wo Ihr Wohngeld, BAföG oder die Befreiung von der Rundfunkgebührenpflicht beantragen könnt.

Ob es nun ein "Knöllchen", ein BAföG-Bescheid, ein Wohngeldbescheid, ein Bescheid vom Prüfungsamt oder ein Kindergeldbescheid ist - stets gilt es zunächst festzustellen, ob der Bescheid inhaltlich richtig ist und - natürlich - ob Ihr ihn für rechtens haltet und mithin damit einverstanden seid. Wenn Ihr Zweifel habt, sucht eine Beratungsstelle Eures Vertrauens auf und fragt nach. (Dies kann auch das ausstellende Amt sein, so erläutern Euch z.B. die sogenannten BAföG-Ämter auf Nachfrage ausführlich, wie der Bescheid zustande gekommen ist.)

Die Fristen

Für dich ist dabei von Bedeutung, dass mit Zusendung des Bescheides eine Zeituhr läuft, nämlich die der Für Euch ist dabei von Bedeutung, dass mit Zusendung des Bescheides eine Zeituhr läuft, nämlich die der Widerspruchsfrist.

Behördenbescheide haben in der Regel eine sogenannte Rechtsbehelfsbelehrung, in der erläutert wird, in welcher Zeit ein Widerspruch gegen diesen Bescheid erhoben werden muss und welche Stelle dafür zuständig ist. In der Regel beträgt die Frist einen Monat nach der Zustellung. Fehlt die Rechtsbehelfsbelehrung, so endet die Widerspruchsfrist zwölf Monate nach der Zustellung.

Entweder erfolgt die Bekanntgabe per Postzustellungsurkunde, dann ist Zustellungstag der Benachrichtigungstermin. (Dies ist der Termin, an dem der/die PostzustellerIn die Benachrichtigungskarte über eine Postzustellungsurkunde in Euren Briefkasten wirft, nicht etwa der Tag, an dem Ihr sie dann später bei der Post abholt). Die Frist beginnt mit dem Tag, der auf die Bekanntgabe folgt. Bei normaler Post gilt sie am dritten Tag nach Absendung als bekannt gegeben, wobei hier im Zweifel das Amt die Zustellung beweisen müsste. Die Frist beginnt mit dem Tag, der auf die Bekanntgabe folgt.

Versäumt Ihr schuldhaft diese Frist, so wird der Bescheid rechtswirksam und Ihr müsst mit den Folgen leben oder versuchen, den bestandskräftigen Bescheid aus der Welt zu schaffen. Solche Verfahren bei den Verwaltungsgerichten sind oft sehr langwierig, so kann leicht ein Jahr vergehen, bis es zur Verhandlung kommt. Weitaus unangenehmer ist, dass Ihr nun während der gesamten Verfahrenszeit mit den Folgen des Bescheides leben müsst. Ein "Bußgeld" z.B. müsste also zunächst gezahlt werden. Entscheidet später ein Gericht zu Euren Gunsten, erhaltet Ihr das Geld zurück.

Im Widerspruchsverfahren hingegen wäre das Bußgeld erst fällig, wenn ein Gericht Euren Widerspruch nicht anerkennt.

Die in vielen Beratungsheften an dieser Stelle immer anzutreffenden Tipps mit dem Antrag auf "Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand", wenn Ihr z.B. nach einem Urlaub wieder zu Hause eintrefft, solltet Ihr mit Vorsicht genießen, ihre Handhabung erfolgt in der Praxis bei den Behörden durchaus nicht so locker, wie manche Ratgeber weismachen wollen. Auch bei einem längeren Urlaub müsst Ihr Vorsorge treffen, dass Euch amtliche Schreiben in einer angemessenen Frist erreichen.

Hindert Euch eine Erkrankung an der Fristwahrung, stellt bitte den Antrag auf "Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand" zeitgleich mit dem Widerspruch (der Ablauf der Widerspruchs- oder Klagefrist wird nämlich nur um die Dauer der "Handlungsunfähigkeit" durch Krankheit gehemmt).

Liegt die Ursache für einen ablehnenden Bescheid darin, dass Ihr (oder Eure Eltern) unvollständige Angaben gemacht habt, und wurde die Widerspruchsfrist versäumt, so stellt umgehend einen erneuten Antrag. Damit stellt Ihr sicher, dass Ihr wenigstens ab der erneuten Antragstellung einen Anspruch auf Leistung habt; vom Wohngeld-, BAföG- oder Sozialamt gibt es nämlich einen Leistungsanspruch nicht rückwirkend, sondern frühestens vom Monat der Antragstellung an.

Sorgt deshalb bitte aus den vorgenannten Gründen vordringlich dafür, dass Euch amtliche Schreiben auf schnellstem Wege erreichen und nicht etwa wochenlang bei Euren Eltern herumliegen und auf Euren gelegentlichen Besuch warten. Betraut im Falle Eurer Abwesenheit (am Besten schriftlich) Eltern, MitbewohnerInnen oder Freunde mit dem Entgegennehmen und Öffnen der Post.

Der Widerspruch

Seid Ihr in zeitlichem Verzug und wollt noch eine Beratung aufsuchen, bevor Ihr die Gründe für Euren Widerspruch darlegt, so hilft zur Fristwahrung auch die Einlegung eines Widerspruchs mit einer erst später nachgereichten Begründung.

Der Wortlaut lautete dann ungefähr:

"Hiermit lege ich Widerspruch gegen Ihren Bescheid Aktenzeichen [XY] vom [Datum], zugestellt am [Datum] ein. Eine entsprechende Begründung werde ich umgehend nachreichen."

Entweder setzt Euch nun das Amt eine Nachfrist zur Begründung des Widerspruchs oder Ihr habt noch etwa vier weitere Wochen Zeit, bevor der Widerspruch wegen fehlender Begründung zurückgewiesen wird.

In der Regel geht es ja nicht darum, eine Behörde möglichst lange zu beschäftigen, sondern darum, möglichst bald einen Bescheid aus der Welt zu schaffen, der Euch Nachteile bringt. Es sollte daher Euer vordringliches Anliegen sein, zeitig alle Eure Argumente gegen diesen Bescheid zu formulieren und den Verwaltungsbehörden darzulegen. Dabei soll natürlich auf eine Beratung nicht verzichtet werden. Ist von Seiten des Amtes nur etwas vergessen worden, kann das Verfahren jedoch unter Umständen schon in dieser Phase für Euch erfolgreich beendet werden.

Im weiteren Verfahren prüft nun das Amt, welches den Bescheid erlassen hat, ob es etwas übersehen hat und deshalb aufgrund Eurer Begründung seine Entscheidung überdenken und ändern oder zurücknehmen muss. Ist dies nicht der Fall, gelangt Euer Widerspruch zur Widerspruchsstelle und wird dort geprüft. Es ergeht sodann ein Widerspruchsbescheid, in dem Ihr entweder ganz oder teilweise Recht bekommt - oder eben nicht.

Erst mit einem ablehnenden Widerspruchsbescheid steht Euch der Klageweg vor einem Verwaltungsgericht offen.

Die Klage

Auch der Widerspruchsbescheid enthält in der Regel eine Rechtsbehelfsbelehrung und eine dort aufgeführte Klagefrist. Eine Klage vor dem zuständigen Verwaltungsgericht (in der Regel am Sitz der Behörde) kennt keinen Anwaltszwang. Ist bislang noch keine Begründung erfolgt und seht Ihr Euch außerstande, eine zu verfassen, helfen Euch die Beratungsstellen des Verwaltungsgerichtes bei der Formulierung Eures Anliegens. Auch eine Klage vor dem Verwaltungsgericht kann Euch Geld kosten!

Zwar sind die Gerichtskosten niedrig, wird jedoch die Gegenseite von einem Anwalt vertreten, sind dessen Kosten zu erstatten, wenn Ihr den Prozess verliert. Das Gleiche gilt natürlich für Eure eigenen Anwaltskosten, wenn Ihr Euch vertreten lasst. Hier hilft eine Prüfung, ob Prozesskosten- und Beratungshilfe in Frage kommen, nachlesen könnt Ihr dies unter Dies und Das.

Denkt bitte daran, auch während eines Streites im Widerspruchs- oder Klageverfahren alle Wiederholungsanträge rechtzeitig zu stellen. Nur so wird der eigene Anspruch auf diese Leistung gesichert. (Auch wenn das bescheidende Amt diese zunächst erneut ablehnen sollte.)

Beratung und Auskunft

Auch in Behörden sind mehrheitlich Menschen mit Stärken und Schwächen, guter und schlechter Laune beschäftigt. Hier, wie überall, kann es zu Unstimmigkeiten und Missverständnissen, aber eben auch Unhöflichkeiten kommen. Ein klein wenig Gelassenheit und Freundlichkeit gegenüber einem Morgenmuffel in der Amtsstube erspart Euch manchmal jede Menge Zeit und Nerven.

Wenn Ihr jedoch auf jene Spezies von "AmtsdienerInnen" stoßt, deren höchstes Ziel das Abwimmeln von AntragstellerInnen oder das Ausleben von eigenen Gemütszuständen zu Lasten ihrer KlientenInnen ist, dann wird es höchste Zeit, selber aktiv dagegen vorzugehen. Stimmt nur einfach die "Chemie" zwischen Euch und Eurem Sachbearbeiter bzw. Eurer Sachbearbeiterin nicht, reicht oft schon der Wechsel zu einem anderen Sachbearbeiter bzw. einer anderen Sachbearbeiterin. Dies erreicht Ihr in der Regel durch ein klärendes Gespräch mit den unmittelbaren Vorgesetzten - also dem/der HauptsachbearbeiterIn oder dem/der GruppenleiterIn. Kommt Ihr so nicht weiter, ist der Gang zum/zur Behörden- oder AmtsleiterIn angesagt. Da Behörden ungern ihre mühsam erarbeiteten Buchstabenschlüssel ändern, sollte die Ursache schon sehr nachhaltig sein. Ihr habt natürlich keinen Anspruch auf Bearbeitung durch jene Person, die Euch persönlich am besten gefällt.

Sollte sich jemand weigern, Euren Antrag anzunehmen, ist in jedem Fall der Gang zur Behördenleitung ratsam. Lasst Euch nicht wegschicken, insbesondere nicht wenn es um euer Geld geht, wie beispielsweise im BAföG-Amt oder bei der Wohngeldstelle. Gebt Euren Antrag beim Amtsleiter bzw. der Amtsleiterin ab und klärt diesen über die Annahmeverweigerung seitens des Personals auf, oder schickt den Antrag per Post. Wenn Ihr nach einer angemessenen Zeit (vier Wochen) noch nichts gehört habt, fragt zunächst bei Eurem/Eurer SachbearbeiterIn nach. Regt sich dort nichts oder hört sich die Antwort nach Ausflucht an, fragt schriftlich nach dem Verfahrensstand oder fragt den/die HauptsachbearbeiterIn. Nach sechs bis acht Wochen sollte eine Antwort der Behörde vorliegen, sonst ist ein Gang zur Amtsleitung angesagt, mit der bei Bedarf hervorgezogenen Drohung einer Dienstaufsichtsbeschwerde.

Dies ist formal ein schweres Geschütz, letztlich in der Sache aber oft wirkungslos, macht dem Amt aber viel Ärger. Überlegt daher gut, ob es angebracht ist und Euch weiterhilft. Zur Beibehaltung des netten Umgangstones ist es sicher nicht geeignet. Sollte eine im Grunde bewilligte Leistung z.B. nur wegen Personalmangels nicht schnell genug ausgezahlt werden können, so ist es besser, mit der Amtsleitung über ein Überbrückungsdarlehen zu verhandeln, wenn Ihr das Geld nötig braucht. Bedenkt bei allem, dass hier die SachbearbeiterInnen nicht immer die richtigen AnsprechpartnerInnen sind, da ihnen oft die nötige Zeit fehlt und sie in der Regel auch nicht die letzte Stelle in der Entscheidungskette sind, wenn es um Ermessensentscheidungen geht. Wendet Euch daher eher an angegliederte Beratungsstellen oder den/die GruppenleiterIn bzw. die Amtsleitung, auch wenn hierzu ein gesonderter Termin vereinbart werden muss. Seid Ihr unsicher (in der Sprache oder der Sache), nehmt eine Person Eures Vertrauens mit.

Sozialleistungsbehörden z.B. sind auch zur Beratung verpflichtet, aber gelegentlich nicht der richtige Ort, um objektiv beraten zu werden. Dennoch erlebt man oft eine angenehme Überraschung, wenn man sich nur zu fragen traut. Und vergesst nicht: Einige wichtige Beratungen, wie BAföG-, Sozial-, Job-, Prüfungsrechts-, Verbraucher- und Rechtsberatung könnt Ihr unter Beratungen finden.